ストレスフリーなシフト管理を実現！シフト管理アプリで業務を最適化
アルバイトやパートのスタッフをたくさん雇用していると大変なのが「シフト管理」です。
今回は飲食店の運営で必ず必要な「シフト」に関して使えるアプリのご紹介します。人件費にも直接関わってくる部分ですので参考にしてみて下さい。
シフト制とは？シフト管理とは？
シフト制とは、曜日固定制ではなくスタッフの希望日時、お店側の求める日時に合わせて勤怠スケジュールを決め働く働き方です。今やほとんどの飲食店がこの「シフト制」を取り入れています。学生の方は学校終わりから3～4時間で短時間でのシフト、フリーターの方は社員さん並みの長時間勤務などスタッフのプライベートや希望に沿わせることができる点が魅力的です。お店側としても売上見込みの悪い日に関しては事前にスタッフ人数を少なくしたシフトにしたり、逆に繁忙日に関してはいつもよりも多めに人数を組んだりと柔軟な対応や人件費の管理にも役立ちます。
そしてシフト管理とは、シフト制で働く従業員の勤務時間帯や組み合わせなどを管理することです。このシフト管理によって企業の業務効率が決まり、売上や利益に反映されます。しかし、従業員数が多くなるとシフト管理の業務負担が大きくなるため、多くの企業が課題を感じています。負担がかかる業務でありながら、企業の目的達成に直結するため重要度が高く、シフト管理の効率化が求められています。
シフト管理方法
シフト管理方法は大きく分けて「エクセル管理」と「システム管理」の2種類があります。
エクセルでシフト管理
シフト表を紙を使って管理する方法もありますが、シフト表の作成だけでなく従業員の勤務時間も同時に管理できるため、エクセルでシフト管理する方法が効果的です。エクセルを使えば、日付と曜日の入力も簡単になり、関数を使えばシフトに入っている従業員の過不足も分かりやすくなります。
また、関数を駆使すればシフト管理だけでなく給与計算も同時に行うことができるため、アナログ的な管理よりも業務を効率化し負担が少なくなります。
システムでシフト管理
エクセルよりも進んだシフト管理方法は、シフト管理システムを活用することです。エクセルでシフト管理をする場合、自分でシフト表のフォーマットを作り関数を入力する必要があります。シフト管理システムを活用すれば、手間がかかるフォーマットの作成を行う必要がなく、正確にシフトを管理することができます。
また、シフト管理以外にも勤怠管理や給与計算の機能を持つシステムが多くあり、管理者の業務負担を軽減できます。さらに、複数店舗を持つ企業の場合、店舗のデータを本社で一括管理・分析できるため、店舗運営を効率化できる戦略を立てやすく、意思決定の材料になります。
シフト管理をするにあたっての心得とは？
いくら便利で機能性があって、使い勝手のいいアプリを使っても抑えるポイントをしっかりとしていなければ意味がありません。
シフト提出日、期限を設ける
スタッフのシフト提出がなくてはシフト自体作成ができなくなってしまいますよね。基本的なところですがしっかりとお店としてのルールを設けたりすることで提出遅れがなくなり、スムーズに作成に移れますので必ず作りましょう。
適正なシフト期間
大体の店が1ヶ月/半月/10日/一週間などのどれかでシフトの期間を設けると思います。お店の状況やスタッフの声をしっかりと反映した期間を設定することで、急な欠員や人件費の調整などにも役立つのでご自身のお店のシフト期間に関してはしっかりと作りましょう。
適正なシフト人数
人件費の管理の観点ももちろんなんですが、繁忙日に少ない人数のシフトにしてしまったらどうなるか？？働いてくれているスタッフに負担がかかり労務環境に関しての不満、ゆくゆくは退社の原因にもなりえます。無理な人数のシフト設定や勤務時間などは必ず避けましょう。シフト作りから働きやすい職場作りは始まります。
シフト管理に便利なアプリ
スタッフの勤怠や人件費を管理する上で便利なシフト制ですが、アルバイトやスタッフのシフトを管理する時、様々な機能がある便利な「シフト管理アプリ」をご紹介していきます。
Airシフト
Airシフトは株式会社リクルートが提供するシフト管理アプリです。このアプリ1つでシフト収集、シフト作成、シフト調整、シフト共有を完結することができます。
セコムかんたんシフトスケジュール
セコムトラストシステムズ株式会社が提供するシフト管理アプリです。シフト作成・変更・スケジュール管理のあらゆる局面で、AIが最適なシフト表を提案してくれるので、シフト作成経験の浅い担当者でも安心して使用できます。
Optamo（オプタモ）
Optamo（オプタモ）は株式会社モーションが提供するシフト管理アプリです。Optamoは、スタッフのスキルをベースに、統計解析の技術で必要最低限のシフトを作成できるシフト管理システムです。シフト作成作業の属人化が解消され、担当者の引き継ぎにも柔軟に対応。大手企業から中小企業に至るまで、非常に多くのビジネスシーンで活用されています。
CAST
スタッフはアプリでシフトの提出ができ、店長さんは調整したシフトの共有をアプリやPCから行えます。シフト提出を自動で促す機能もあります。登録月の翌月末までは無料で利用できます。
【無料】で利用するのであればGoogleカレンダー』は便利！
「Googleカレンダー」はスケジュール管理用のアプリですが、シフト管理にも同様に活用することが可能です。作成したシフト表はオンライン上で共有できるので、スタッフがいつでもどこでもシフトを確認することができます。予定していたシフトの時間に近づいたタイミングでのメール通知ができるので、スタッフの遅刻や出勤忘れを防ぐこともできます。
シフト管理アプリを選ぶ際のポイント
シフト管理アプリを導入すれば、シフト作成の際にありがちな課題の大半をクリアすることができます。しかし、シフト管理アプリなら何でも良いと言うことではありません。数あるシフト管理アプリから選りすぐりのものを見つけるためには、以下のポイントに注意することをおすすめします。
自社の勤務ルールとの相性
シフト管理アプリを選ぶ際は、自社の勤務ルールとの相性を慎重にチェックすることが肝心です。例えばお店の従業員のほとんどが決まった勤務体系の正社員だけならベーシックな機能を搭載していれば事足りますが、アルバイト、パートが多い業種や、これから事業拡大をしていく場合は、相応の細かい設定が可能なアプリを選ぶ必要があります。
勤怠管理システムとの連携
シフト管理アプリ選びの際は、自社の勤怠管理システムとの連携が可能かどうかもチェックしましょう。勤怠管理システムとの連携ができれば、シフト管理アプリで自動作成したシフトデータをそのまま勤怠管理システムに反映することが可能です。
サポート体制
シフト管理アプリ導入の際はサポート体制も確認しておきましょう。シフト管理アプリで扱うデータは運営の要であり、不具合があれば従業員は自分の勤務日を確認できず、使用者も誰がどこで何時に働くべきか把握ができません。しかし、サポート体制がしっかりしていればすぐに対処してもらうこともできます。分からないことがあっても速やかに回答をしてもらえるでしょう。
必要な機能は備わっている
シフト管理アプリの主な機能はシフト管理・プライベートの予定管理・アラーム機能・シフト共有機能ですが、自店舗に必要な機能が備わっているかよく確認することが選ぶ際に大切になってきます。
まとめ
いかがだったでしょうか？まだまだ飲食業界はアナログですが、効率的に活用することでお店作りにも活かせるので柔軟な考えで経営していきましょう。スタッフにもヒアリングして、みんなが使いやすいものを使うことが大事になってきます。
