【飲食店経営者必読】採用・不採用メールの書き方やメールを送る際のポイントについて解説

飲食店経営者や店舗の採用担当者の中には、採用・不採用通知をメールで送る場合、どのような書き方をすればよいのか分からない方もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで今回は、採用・不採用通知をメールで送るときの注意点や書き方について解説していきます。

採用・不採用通知の連絡方法について

採用・不採用の通知には、文書の郵送や電話、メールの送信などの方法がありますが、一般的にはメールで連絡しても問題ありません。

以前は、文書や電話で採用・不採用通知を行うのが普通でしたが、現在はメールによって連絡するのが一般的となっています。採用業務の効率化を図ることができ、応募者もできるだけ早く合否の結果を知りたいと思っているため、メールで不採用通知を送ることは双方によってメリットがあると言えます。

だだし、応募書類などを返却する際には、メールで不採用通知を送った後に、文書と同封して郵送する必要があるため注意が必要になります。

採用・不採用メールの書き方

採用選考が済んだ後、応募者に選考の合否を知らせます。方法はさまざまですが、最近ではメールで通知する企業も多くあります。

採用メールとは、内定が決まった応募者に対して送る採用通知を目的としたメールを指します。一方、不採用メールは、残念ながら採用に至らなかった応募者に対して贈る不採用を知らせるメールのことです。

採用メールの基本構成

採用メールは、主に次の項目で構成されています。

• 件名
• 応募者のフルネーム
• 担当者の挨拶文
• 選考結果
• 今後の手続きや流れ
• 結びの挨拶

不採用メールの基本構成

不採用メールは、主に次の項目で構成されています。

• 件名
• 応募者のフルネーム
• 担当者の挨拶文
• 選考結果
• 応募へのお礼
• 選考書類の扱い
• 結びの挨拶

まず、採用か不採用か「件名」で内容がわかるようにしましょう。件名の例として「【選考結果のご連絡】〇〇店」などです。受信トレイで、埋もれてしまい未読のままにならないように、件名を一目見ただけで採用試験についての連絡だとわかるようにしましょう。また件名に、自社の社名を記載すると、どこから送信されてきたメールか一目で判断できます。また、【】や『』を使うと目に留まりやすくなります。

そして応募者は、たくさんの企業の中から自社を選んで応募してくれています。また、書類選考の場合は郵送する手間と料金が、面接試験の場合は交通費や面接のための時間がかかっています。そのため、まずはそれらに対する感謝の気持ちを伝えましょう。

不採用の場合、メールの文面では直接的に「不採用」と表現しないように配慮します。応募者によって本来、不採用通知は受け取りたくない連絡です。「今回はご期待に添えない結果となりました。」のように少しでもやわらかい表現で応募者を気遣いましょう。

最後に不採用通知を行う際にですが、不採用とした理由を応募者に伝える必要はありません。たとえどのような理由で不採用にしたとしても、応募者にとって納得できるものとは限りません。しかし、不採用の結果だけを伝えると、事務的に感じられてしまうため、「今後の就職活動の成功をお祈りしています」などの応募者を気遣う言葉を添えるようにしましょう。

採用・不採用メールを送る際のポイント

採用や不採用の通知メールを送る際には、タイミングや文面などにも配慮が必要です。

採用・不採用メールを送るタイミング

採用通知は、最終面接日から遅くとも1週間以内には届くようにします。それよりも遅くなれば、応募者は不採用になったと自己判断してしまい、同時並行していた別の会社へ入社を決めてしまうこともあるからです。また、応募者は採用通知が届くまでは不安な思いで日々を過ごします。できる限り早く結果を知りたいと考えているため、面接当日に採用を決まったのであれば、当日中に連絡しても差し支えありません。この場合は、定時業務の時間内に送りましょう。

最終面接日以降にメールを送る際は、午前中の朝一番に送付するのが望ましいです。遅くとも午前中がベストです。昼を過ぎる、夕方以降になるなど午後の業務内で対応するのは、応募者の人事体制に対する印象低下につながる恐れもあります。

採用メールは齟齬を生まないように丁寧に

採用メールを送る際は、曖昧な表現は避け、具体性を持った文面を心がけましょう。曖昧な説明では、応募者が「どうしたらいいの？」と悩んでしまいます。そればかりか、情報が間違って伝わってしまったり、応募者に不親切な会社だと印象づける原因になったりして、内定辞退につながる可能性も否定できません。齟齬を生まないためにも、具体性ある内容を丁寧に記すよう心がけましょう。また、添付メールがある場合は、何を添付したのかが分かるように本文中にも記載するほうが親切です。

不採用メールは採用時以上に誠実さを心がける

採用であれ不採用であれ、相手にとって誤解のないような文面にするのはもちろんのこと、不採用メールでは、採用時以上に相手の気持ちを尊重した文面をしたためるようにします。たとえ今回は不採用だったとしても、今後関係がでてくる可能性もあります。将来、どういった形で関わるかわからない以上、相手に失礼のないよう配慮することを心がけておきましょう。

文面の中に応募書類の取扱いについて明記する

求職者の方の中には、履歴書や作品集、自身のポートフォリオなど、個人情報の取扱いを気にする方も多いです。そのため、メールの文面の中に、応募書類に関する取扱いについてしっかりと明記するようにしましょう。「こちらでお預かりした履歴書等の選考書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送させていただきます」と記載することにより求職者も安心します。

また、応募書類を返却しない場合は、「お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします」と記載しましょう。応募書類を返却しない場合に何も記載がなければ、自身の個人情報について不安に感じさせることのないよう忘れずに記載するよう心がけましょう。

人材紹介会社が間に入る場合は理由の詳細を伝える

人材紹介会社が間に入っている場合は、不採用の理由の詳細を伝えるよう心がけましょう。その場合、原則として間に入っている人材紹介会社のエージェントや担当営業が不採用の連絡をすることとなります。直接自社から連絡をする必要はありませんが、「どうして不採用となったのか」と不採用の理由を伝えることが大切です。エージェントや担当営業が「なぜ不採用だったのか」と求職者から問われたときに、答えることができるように配慮しておきましょう。また、不採用の理由を伝えることにより、人材紹介会社も紹介する人材をより細かく選定することができます。

まとめ

採用メールや不採用メールでは丁寧さはもちろんですが、誠実な対応が重要です。採用メールではその後の指示について具体的であること、不採用メールでは相手の心情に寄り添った内容であることが挙げられます。採用が決定したからといって不誠実な対応をすれば、内定辞退に繋がります。そればかりか、自社への心象も悪くなります。採用であっても不採用であっても変わりなく、齟齬のないよう気をつけましょう。